8 Tipps fr die Aufbewahrung der Kalkulationstabellen zu sichern

Fr die meisten Unternehmen, Tabellen bieten eine einfache Mglichkeit, die wichtigsten Funktionen, z. B. Buchhaltung, Erstellung von Daten-Analyse oder Diagramm. Viele der benutzerfreundlichen Vorteile von Tabellenkalkulationen machen sie aber auch anfllig fr Daten oder Sicherheit Fehler, die Alptrume fr Organisationen schaffen knnen, wenn bersehen.

Nach der Europischen Tabellenkalkulation Risiko Interest Group (EuSpRIG), eine globale Ressource fr das Risikomanagement Tabellenkalkulation haben Verteilungsbogen-Strungen eine sprbare Auswirkung auf Unternehmen von Umsatzverlusten oder Betrug bis hin zu schlechten Entscheidungen oder finanzielle Fehler.

In einer aktuellen Umfrage von Forrester Research sagte nur 10 Prozent der 155 IT-Entscheider befragt, sie bieten eine Alternative zu Microsoft Office. Obwohl Excel ein ausgezeichnetes Business-Tool ist, dennoch bentigt sorgfltige berwachung, insbesondere bei zunehmender Komplexitt einer Kalkulationstabelle Jrgen Schmechel, Besitzer des Capitalise-IT, sagt, ein Sydney basierten Beratung spezialisiert auf Kalkulationstabelle Prf- und geschftlichen Strategien fr wachsende Unternehmen. Folgenden Empfehlungen fr den Einsatz der Tabellenkalkulation, ob Microsoft Excel oder eine Alternative viele hufig auftretende Probleme knnen sein verhindert wird, sagt er.

1. Parameter fr Einsatz - definieren "komplexe Tabellenkalkulationen in Grounternehmen beinhalten normalerweise mehrere Abteilungen und Gestaltung einer effektiven Vorlage fr jeden Prozess ist oft notwendig," sagt Schmechel. Ermittlung von Anforderungen fr Tabelle Gebrauch vorne, knnen Unternehmen hufig auftretende Fehler wie Versionsverwaltung Fehler oder den falschen Zugang vermeiden.

2. fhren Sie ein Audit-identifizieren Sie die wichtigsten Tabellen, die innerhalb Ihrer Organisation verwendet und ad-hoc-Bltter werden nicht verwendet fr geschftskritische Prozesse zu gewhrleisten. "Logische bergabe Prozesse fr Tabellenkalkulationen entscheidend, vor allem, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind," sagt Schmechel.

3. nicht ausschlielich durch Dokument Schutz-Sicherheitsfeatures wie Passwortschutz, versteckt oder Bltter zu schtzen und andere Funktionen sind eigentlich nicht entworfen, um sichere Informationen und knnen leicht umgangen werden. "Viele Unternehmen nicht betrachten, dass Software ist leicht zugnglich, Passwrter zu knacken oder sind sich nicht bewusst, dass das -ffnen eines Excel-Dokuments auf das iPad mit einer $10-app namens zahlen alle wahrgenommenen Schutzfunktionen wie ausgeblendeten Bltter entfernt werden", sagt Schmechel. "Die Tatsache, dass Lsungen von Drittanbietern auch solchen so genannten Schutz entfernen ist ein weiteres Problem mit Beispiele einschlielich Cloud-Angebote von Google Google und Zoho,", fgt er hinzu. Dieses Problem verhindert kann schwierig sein, ohne die Schritte besser verwalten oder Dateien zu sichern.

4. bestimmen Sie teilen Anforderungen-Make eine Unterscheidung zwischen Tabellen fr den internen und externen Einsatz, gewhrleisten, dass vertraulichen Informationen oder Quelldaten ist nicht vorhanden in Dokumenten fr Drittanbieter-Test entwickelt. "Alternativ PDF-Format nur fr Dritte verwendet werden", sagt Schmechel.

5. sichere die Datei muss Sicherheit auf Benutzerebene auf Datei-Ebene fr echten Schutz erzwungen werden. "Datei oder Verzeichnis-basierte, schreibgeschtzt oder bearbeiten Berechtigungen fr interne Tabellen wird empfohlen, aufgrund der offene Art der Kalkulationstabellen," sagt Schmechel.

6. nutzen Sie Dokument Management-Implementierung ein internes Dokument-Management-System, die Datei-Versionsverwaltung, Prfung und Genehmigung umfasst verarbeitet, bevor Austausch stattfindet.

(7) vergessen Sie nicht, die Arbeit-manuelle Dateneingabe und benutzerdefinierte Formeln mssen aktiviert sein, zur Korrektur von Fehlern wie eine Rechtschreibprfung fr Text-Dokumente erforderlich sind. Studien zeigen, dass fast 90 Prozent der Tabellen von Minderjhrigen bis hin zu schweren Strungen enthalten. "Grere Unternehmen Entscheidungen oft Multimillionen-Dollar auf Kalkulationstabelle-Informationen, die Fehler enthlt. Wenn eine $10.000 externe Prfung stellt sicher, dass alle Daten korrekt, der Aufwand lohnt sich, ist", sagt Schmechel.

8. bringen Ihre eigenen mit BYOD wachsende, Unternehmen mssen auch berlegen, Tabellenkalkulation Sicherheit fr persnliche mobile Gerte und fr Dokumente, die mit Software von zu Hause oder Freeware, wie Google Docs erstellt. Entscheiden Sie, ob Mitarbeiter knnen aus Tabellen an Dritte weiterzuleiten oder bearbeiten Sie sie auf tragbare Gerte mit Polaris Office, Skype Office oder andere Lsungen. Alternativ pflegen Sie alle Daten auf lokalen Servern, mit remote-Zugriff, zugelassenen Mitarbeiter und regelmige Audits von Unbeteiligten Parteien gewhrt.

Die Allgegenwrtigkeit von Kalkulationstabelle Nutzung innerhalb von Organisationen aller Gren kann erleichtern die potenziellen Risiken bersehen, die sie darstellen knnen. Unternehmen, die diese einfachen Empfehlungen folgen werden sicherzustellen, dass sie weniger anfllig fr Fehler und Sicherheitslcken.